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初めのWeb担当者!Webサイトを引き継いだ時にやること一覧

Webサイトを引き継いだ時にやることは?

前任者の異動や退職によって、急遽Webサイトの責任者に任命されて慌てるケースが多くの現場で起きています。
外部に公開している情報や金銭が絡むECサイトを扱うのでミスが許されない業務ですが、
扱うシステムや作業項目が非常に多く、引継ぎがスムーズに出来なくてトラブルが起きやすいです。

この記事では責任者が変わるタイミングで引き継ぐべきことをまとめましたのでチェックシートとして使ってください。
また、引継ぎ後は現状維持だけでなく、新しいWebサイトの責任者として徐々にサイトの問題点を分析して売り上げアップなどの改善施策も立案・実施していきましょう。

Webサイトの目的/目標値を確認

引継ぎを機にサイトの目的とその目標値を改めて確認しましょう。
Webサイトには様々な形態があり外から見ているだけでは目標がわかりにくいですし、目的があいまいで運営がうまくいっていないサイトも多くあります。
今後の施策内容にも大きく影響するため、経営陣や管理職と、目的と目標値をはっきりさせておきましょう。

予算/コストを確認

Webサイトは維持にかかわる費用以外にも広告費や委託費用など多岐にわたる費用が必要です。
まずはWebサイトの維持に必要な費用を割り出し、今後の目標達成のための施策にどの程度の予算を充てられるか押さえて、目的/目標値に合わせて予算の割り振りも見直しましょう。

複数の部門にまたがって予算が割り当てられている場合、全体把握が難しくなります。
その時は体制や関連組織の確認から始めましょう。

体制/関連組織を確認

関係するメンバー/組織を把握するために体制図を確認してください。
体制図がない場合は、前任者に関係部署/関係者だけでもリストアップしてもらい、今後作成していきましょう。

合わせてどのようなルートで依頼・作業指示が行われるのか、メンバーの作業範囲や誰が何処までの権限/アカウントを持っているのかも把握してください。
体制が把握出来ていないと業務が滞ったり社内的なトラブルを引き起こしてしまいます。

Webサイトの更新方法を確認

引継ぎ早々にWebサイトの情報を更新しなくてはいけない場合があるので、早い段階で更新手順を把握しましょう。
変更したファイルをアップするパスワード以外にもCMSやファイル管理システムなど特殊な操作が必要な場合は要注意です。
手順書がない場合はマニュアルにも残しておきましょう。

いざ更新時に必要事項が伝わっていないと更新できないトラブルも起きやすいので、前任者の同席の元、1度は自分自身のPCで操作してみることをお勧めします。
更新方法がわからないのに前任者がいなくなっている場合は非常に困ります。

使用しているシステム一覧を確認

Webサイトには様々なシステム/ツールが動いていて、それぞれ別のシステム/アカウントになっています。
使用しているシステムの一覧の把握とアカウントの作成を行いましょう。

この時に契約期間/料金の支払いの確認や連絡先の変更なども必ず行ってください。
契約が切れた瞬間にWebサイトが急に見えなくなって必要なファイルや設定・情報が消える場合があります。

アカウントの作成を行うタイミングでは体制図と合わせて必要のない人に権限がついていないかどうかも確認してください。
無関係な人にいつまでも権限があるとセキュリティリスクが上がります。
前任者が退職する場合や担当を完全に外れる場合は、引継ぎ後には忘れずにアカウント削除/パスワードの変更をしておきましょう。

ここではWebサイトで利用している代表的なツールを記載します。
それぞれ引き継ぎが必要です。

ドメイン/証明書

ドメインとはWebサイトについている名前のようなもので、一部特殊なケースを除きドメイン会社との契約により取得しています。
ドメインの管理・契約に必要になるので使用しているドメイン会社の把握してアカウントを引き継ぎましょう。

https:で始まるURLを使用している場合は証明書も使用していることになるので証明書の契約先・アカウントも把握しましょう。
一般には証明書はドメインとセットで契約している場合が多いです。

サーバー

サーバーはWebサイトを公開してるコンピューターのことで、自社サーバーを使用してる場合を除けばレンタルサーバーやクラウドサービスを契約してることになります。

最低限、下記の項目を引継ぎしてください。

  • サーバー会社・・・どの会社のサーバーを契約しているか
  • 契約プラン・・・どのメニューを契約しているか、合わせてサーバースペックや制約も確認しましょう。
  • 管理アカウント・・・契約や設定に必要な管理画面のURLとアカウント/パスワード
  • ftp権限・・・Webファイルをアップロードするための権限で管理アカウントは別のアカウントになっている場合があります。

管理システム

wordpressなどのCMS(Webサイトを管理するシステム)を使用している場合はドメインやサーバーの権限とは別にCMSの権限も必要です。
ファイル管理やその他のシステムを使用している場合もあるので使用しているシステムの一覧を前任者に確認しておきましょう。

マーケティングツール

Googleが提供しているマーケティングツールは多くのWebサイトに導入されています。
下記のツールは導入されてる場合が多いので権限を確認しましょう。

  • タグマネージャー・・・サイト内のタグを効率的に管理するシステム
  • アクセス解析・・・サイト内に訪問した人の情報を分析するシステム
  • サーチコンソール・・・Googleの検索システムにサイトを登録するシステム
  • Google広告・・・Googleの広告を利用するためのシステム

上記はGoogleのツールが有名ですがGoogle以外にもyahooなど同等のツールを利用している場合もあります。
その他のマーケティングツールを使用している場合も多いので全て引き継ぐようにしましょう。

上記のツールが導入されていない場合は引継ぎを機に導入を検討してみてください。
無料で使えるツールにもかかわらずサイトの改善に非常に役立ちます。

またアクセス解析を引き継いだら訪問者のデータの分析から初めて現状の把握をしてから施策の立案をしていきましょう。

SNSアカウント

facebook/instagram/twitterなどのSNSを運用していて引継ぎ対象になっている場合は合わせてアカウントを引き継いでください。

過去の施策を確認

前任者の在任期間中に実施した大きな施策の効果をまとめたレポートを共有してもらいましょう。
レポートがあれば今後の施策の参考になります。
レポートがない場合も、いつ頃に何の施策をやっていたのか代表的なものだけでもリストアップしてもらいましょう。

パートナー企業を確認

Web制作会社、広告代理店、システム会社などと契約している場合、担当者の連絡先と委託内容を把握しておきましょう。
現在は委託していなくても、必要になる場合も多いので過去に取引があった会社はリストアップしてもらいましょう。
その際にパートナーの実力も把握してください。

Webサイトにかかるコストや効果はパートナー企業の力によって大きく変わります。
費用対効果が良くない場合はパートナー企業の再選定も検討してください。

まとめ

Webサイトの責任者になったら引き継ぐこと、覚えることが多いことはご理解いただけたと思います。

現状維持だけでも大変な業務ですが、Webサイトは責任者のやる気と能力よってパフォーマンスが大きく変動します。
引継ぎを機にしっかりWebサイトを成長させられるように頑張ってください。

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